时间管理

一、管理时间常常遇到的问题

1、无法管理外在的要求,太多来自外界的干扰,随时得放下手边的工作去做别的事情去了。

2、对某些事情做的时候没有方法,无计划无完成事务的标准,效率极低或办完后事与愿违。

 

二、管理时间的工具,方法

1、时间“四象限”法

著名管理学家科维提出了一个时间管理的理论,把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分,基本上可以分为四个“象限”:

首先是紧急又重要(如人事危机、客户投诉、即将到期的任务、财务危机、上级关注的事情、绩效考核等),通常此类事情当然是立即就做,不容等待,以免造成较大的影响集体利益的损失。

 

其次是重要但不紧急(如建立人际关系、新的机会、人员培训、制订防范措施等),此类事务一般是需要一个段时间才能完成的并且结果是很关键的也是重要的,可以有时间来缓解的事情 。

 

再次是紧急但不重要(如电话铃声、不速之客、行政检查、主管部门会议等),在实际工作中这样的事情比较多。比如有一天老师在上课,此时电话铃声响了,老师可以选择不接这个电话或者接了不说话,老师知道这时候最重要的是不要打断自己上课的节奏和思路,否则就是对学生的不负责。不过也有例外,若这个电话是校长打过来的或者主任那肯定是有原因的,是有可能是有重要的事情交待。要做到快速处理和区别对待。

 

最后就是既不紧急也不重要(如客套的闲谈、无聊的信件、个人的爱好等)。通常这类事务与工作相关性不是很强,甚至是一些鸡毛蒜皮的小事情。

小结:对于时间管理上坚持以紧急重要为首,平时多做重要但不紧急的事情,也要善于区别开事务的属性并结合实际情况多思考事务的本质,养成三思而后行的处事习惯。

2、时间abc分类法

将自己工作按轻重缓急分为:a(紧急、重要)、b(次要)、c(一般)三类;安排各项工作优先顺序,粗略估计各项工作时间和占用百分比;在工作中记载实际耗用时间;每日计划时间安排与耗用时间对比,分析时间运用效率;重新调整自己的时间安排,更有效地工作。

 

3、考虑不确定性

俗话说计划赶不上变化是常有的事情,在时间管理过程中,还需要应付意外的不确定性事件,这时候需为意外事件留时间。比如:人们常常在出行的时候选择坐飞机,高铁。如果出去机场火车站的路程比较远,这时候需要提前考虑到万一路上遇到事故,堵车耽误行程。再比如:出差外地选择哪种交通工具好,做到A/B 两种选择的规划。凡事预则立,不预则废。